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Für Sozialunternehmen
Kleine Anleitung zur Handhabung öffentlicher Ausschreibungen
Wo finde ich Ausschreibungen? Welche Unterlagen sind wichtig für die Abgabe? Welche Anforderungen muss ich erfüllen und wie läuft ein Ausschreibungsverfahren ab? Auf dieser Seite finden sich Antworten auf diese und andere Fragen zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen aus sozialunternehmerischer Perspektive.

So läuft die Teilnahme an einem gängigen Ausschreibungsverfahren ab

Aus Bieter:innenperspektive verläuft ein Ausschreibungsverfahren im Allgemeinen in drei Phasen. Diese sind die Erstellung der Vergabe- und Ausschreibungsunterlagen durch die Kommune, die Bewerbungs- und Angebotsphase für die Bieter:innen, worauf das Prüfungsverfahren und die Vergabeentscheidung durch die Kommune folgen.

Illustration auf der ein Haus und eine Lupe zu sehen ist

Phase 1: Vor der Ausschreibung

Bevor ein Auftrag offiziell ausgeschrieben wird, sind Vergabestellen mit der Erstellung der Vergabeunterlagen beschäftigt, beispielsweise der Leistungsbeschreibung. Hier geht die Erarbeitung von Ausschreibungen für den Einkauf je nach Kommune und Kontext ein wenig anders vonstatten. Mitunter können potenzielle Bieter:innen schon in dieser Phase aktiv einbezogen werden.

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Für einige Beschaffungsvorhaben werden seitens der Kommunen Markterkundungen durchgeführt. Wer hier gefunden, angeschrieben oder angerufen wird, kann das eigene Angebot detailliert beschreiben und sollte gegebenenfalls auch Partner:innen nennen, mit denen zusammengearbeitet wird. Sozialunternehmen, die gern an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen wollen, aber bisher nie kontaktiert wurden, können sich selbst melden und vorstellen! Ein Anruf oder ein Anfrage per E-Mail ist zu empfehlen. Vorher lohnt sich die Recherche nach der oder dem richtigen Ansprechpartner:in in der Kommune. Das kann zum Beispiel ein Dezernat sein, das sich mit Euch betreffenden Leistungen wie Bildung, Klimaschutz oder Soziales beschäftigt.

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Manche Kommunen bieten vor einer Ausschreibung einen sogenannten Bieterdialog an. Ein Bieterdialog hat sowohl für die Bieter:innen als auch für die Vergabestellen den Vorteil, dass auch neue Ideen vorgestellt werden können, die seitens des Einkaufs bisher nicht mitbedacht werden konnten. So können innovative Unternehmen hier auch Fragen zu den Ausschreibungen stellen und Vorschläge einbringen. Anhand dieser neuen Erkenntnisse können Vergabestellen ihre Ausschreibungen anpassen. Die Dialoge dürfen den Wettbewerb nicht verzerren aber eine aktive Teilnahme daran kann dazu beitragen, dass in den Ausschreibungsunterlagen potenzielle Hürden ausgeräumt werden, die Sozialunternehmen sonst an einer Angebotsabgabe hindern könnten (beispielsweise die Losgröße).

Deshalb: Unbedingt teilnehmen und sich einbringen!

Zwei Menschen in einem Gespräch

Phase 2: Bewerbungs- und Angebotsphase und Erstellung der Unterlagen

Für Euch als Sozialunternehmen beginnt der Vergabeprozess mit der Bewerbungs- und Angebotsphase dann, wenn die Ausschreibung auf den gängigen Vergabeportalen, meist auf der entsprechenden Vergabe-Webseite einer Kommune, veröffentlicht wird oder Ihr direkt von einer Kommune zur Angebotsabgabe aufgefordert werdet. Innerhalb der Bewerbungs- und Angebotsphase erstellt ihr alle in der Ausschreibung geforderten Unterlagen, Konzepte und Referenzen. Zudem könnt ihr alle notwendigen Fragen innerhalb einer definierten Zeit bei der Kommune einreichen. Diese Abgabe-Phase endet mit einer Frist bis zu der ihr die kompletten Bewerbungsunterlagen einreichen müsst.

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Wurde man angeschrieben oder hat eine Ausschreibung gefunden, die auf das eigene Leistungsportfolio passen könnte, ist es von größter Bedeutung, die Unterlagen aufmerksam zu studieren. Hier wird ersichtlich, ob eine Eignung besteht. Einige angefragte Kriterien können etwa Referenzen sein, die vorhanden sein müssen oder der Nachweis bestimmter Umsätze aus den vergangenen Jahren. Das Sammeln der Unterlagen kann Zeit kosten, daher sollte früh notiert werden, was gebraucht wird und woher die Daten kommen können.

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Sollte das Projekt zu umfangreich sein, um es allein zu stemmen, gibt es eventuell eine Lösung: In einigen Ausschreibungen ist es möglich, per „Eignungsleihe“ quasi Referenzen und Umsätze von Partnerunternehmen, die in Form eines Konsortiums mitarbeiten wollen, „auszuleihen“. Zusammenschlüsse auf Zeit lohnen sich auch, wenn man als Unternehmen keine ausreichende Kompetenz hat, um ein Angebot abzugeben. Hier tritt man dann als sogenannte Bietergemeinschaft auf. Ob dies möglich ist, kann man den Unterlagen entnehmen. Erhält diese Bietergemeinschaft den Zuschlag, geht das Verhältnis in eine Arbeitsgemeinschaft über. Es ist auch zulässig selbst nur Subunternehmer:in zu sein.

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Für manche Ausschreibungen werden „Teillose“ ermöglicht. Hier werden unterschiedliche Maßnahmen auch zugunsten von kleinen und mittleren Unternehmen dergestalt aufgeteilt, sodass sich unterschiedliche Bieter:innen auf diese einzelnen Phasen und Dienstleistungen bewerben können. Diese Option ist den Unterlagen zu entnehmen. Selbstverständlich kann man sich, falls die Kapazitäten reichen, auch auf alle Lose bewerben. Sollte ein Auftrag unberechtigterweise nicht in Lose aufgeteilt sein, obwohl dies durchaus möglich wäre, kann das  bei der Kommune angesprochen beziehungsweise angemahnt werden (siehe unten).

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Wenn die Einbeziehung von Subunternehmen nicht durch die Vorgaben der ausschreibenden Stelle ausgeschlossen ist, müssen Nachunternehmen immer vollständig genannt werden. Ansonsten entsteht der Verdacht, dass Bietende nicht über die angeforderten Ressourcen verfügen und eher als „Zwischenhändler“ auftreten.

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In der Einreichungsphase gibt es einen Zeitraum, der für Fragen zur Ausschreibung offen ist. Der Dialog wird häufig über ein Nachrichtenmenü der Vergabeportale abgewickelt, seltener per Mail. Wichtig: Alle Fragen notieren, die beim Studium der Unterlagen aufkommen und dann fristgerecht einstellen. Auch die Fragen der anderen Bieter sollten unbedingt mit angesehen werden. So manch ein Verfahren musste neu aufgesetzt werden, weil bestimmte Dienstleistungen nicht wie in der Ausschreibung angefragt geliefert werden können. Gerade Sozialunternehmen bieten mitunter Leistungen, die interessant für die Vergabe sein könnten, aber nicht teil der Ausschreibung sind. Bildungsprojekte und Bürgerbeteiligungsverfahren sind etwa spannende Angebote, die dann in den Ausschreibungen noch nachträglich mit hineingenommen werden können. Das gilt für den Fall, dass Nebenangebote erlaubt sind.

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Die Vergabestelle fragt nach einer genau spezifizierten Leistung. Unter bestimmten Umständen kann es vorkommen, dass eine Leistung nicht erbringbar ist, beispielsweise weil es Materialien nicht mehr am Markt gibt oder die Technik veraltet ist, oder es bestehen Zweifel an der Rechtmäßigkeit oder Ordnungsmäßigkeit von Angaben innerhalb der Vergabe. In diesen Fällen steht Euch als Sozialunternehmen immer die Möglichkeit einer sogenannten Rüge zur Verfügung. Eigenmächtig vorgenommene Ergänzungen oder Streichungen verfälschen jedoch den Wettbewerb und führen zum Ausschluss. Daher: Besser Fragen und mahnen, als selbst verändern!

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Die Entscheidung über den Zuschlag trifft die Vergabestelle zu einem festlegten Zeitpunkt. Nach Prüfung der Vollständigkeit der Unterlagen ist die Gewichtung des Angebots der entscheidende Faktor für die Auswahl des Unternehmens. Unterschiedliche Kriterien erhalten etwa Punkte, nach denen dann errechnet wird, wer den Zuschlag bekommt (beispielsweise 20 Prozent Konzept, 20 Prozent Personaleignung, 20 Prozent Nachhaltigkeit und 40 Prozent Wirtschaftlichkeit). Hier sollte bei der Angebotserstellung also auch geschaut werden, dass das Angebot zur Anfrage passt.

Hier findet ihr ein Beispiel für die Leistungsbeschreibung und Bewertungskriterien
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Manche Ausschreibungen erlauben Nebenangebote oder Varianten. Das bedeutet, dass Bieter:innen nach eigener Einschätzung günstigere, technisch weiter fortgeschrittene, innovativere oder nachhaltigere Lösungen in das Angebot mit aufnehmen dürfen. Da die Vergabestellen mitunter nicht genügend Kapazitäten haben, sämtliche neuesten Forschungs- oder Entwicklungsergebnisse selbst zu ergründen, kann dies durchaus wohlwollend angenommen werden. Wichtig: Nebenangebote müssen formal richtig gekennzeichnet werden, ansonsten droht im schlimmsten Fall der Ausschluss des Gesamtangebots. Als Nebenangebote gelten alle Vorschläge, die sich auch nur im Detail von den in den Ausschreibungsunterlagen beschriebenen Forderungen unterscheiden, sei es im Preis, in der Form der möglichen Rabattierung oder Skontierung, der Bauweise oder wenn gebrauchte Komponenten mitverwendet werden können.

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Es müssen immer alle Formblätter eingesendet werden, unabhängig davon, ob diese auch alle ausgefüllt werden müssen . Die Vollständigkeit und Durchgängigkeit der Dokumente wird so sichergestellt. Überall wo eine Unterschrift gefragt ist, muss man unterschreiben! Auf die Versandbedingungen muss dringend achtgegeben werden. Nicht ausreichend verschlossene Unterlagen können vom Vergabeprozess ausgeschlossen werden.

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Es ist sehr wichtig sich nach der Entscheidung für die Teilnahme alle Daten für Termine und Fristen zu notieren. Da immer wieder kleine Fehler bei der Abgabe von Unterlagen entstehen können, lieber zu früh als zu spät abgeben! In einigen Portalen werden die Unterlagen digital eingereicht, einige werden per Mail verschickt, häufig jedoch erfolgt die Einreichung zusätzlich handschriftlich signiert in einem geschlossenen Umschlag mit Poststempel. Bei Unsicherheiten einfach in der vorgegebenen Zeit vor Abgabe nachfragen!

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Die Eignungsprüfung filtert Bieter heraus, die nicht die notwendigen infrastrukturellen, personellen Ressourcen nachweisen können oder denen wichtige Qualifikationen, Genehmigungen oder Referenzen fehlen. In dieser Phase können aber in besonderen Fällen von der Vergabestelle die fehlenden Belege nachgefordert werden. Daher sollte das Postfach immer im Auge behalten werden.

Illustration von einem grünen Einkaufswagen

Phase 3: Nach der Ausschreibung

Danach folgt das Prüfungsverfahren durch die Kommune, welche anhand verschiedener Kriterien Eure Eignung für den Auftragsgegenstand überprüft. Ist Euer Angebot gültig und passend wird mittels der vorab in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien Euer Angebot bewertet. Habt ihr die höchste Punktzahl erreicht, bekommt ihr den Auftrag.

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Wenn der Zuschlag erteilt wurde, wird die Bieter:in oder Bietergemeinschaft benachrichtigt. Aber: Vor der Ausschreibung ist nach der Ausschreibung. Auch im Anschluss kann noch über Details verhandelt werden und nichts ist in Stein gemeißelt. Im Gespräch nach dem Zuschlag können durchaus noch Änderungen an der Gesamtleistung vorgenommen oder bei Bedarf Preise angepasst werden.

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Ist die Ausschreibung abgeschlossen, sollten Kopien der Unterlagen aufbewahrt werden, um das Angebot zu dokumentieren und die Unterlagen der nächsten Ausschreibung schneller ausfüllen zu können. Achtung: Es müssen für jede neue Ausschreibung immer die aktuellen Originale verwendet werden. Denn die Nichtbeachtung kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

Wie funktioniert öffentliche Auftragsvergabe?

Dieser Überblickstext zeigt, wie ein Vergabeprozess klassisch abläuft, welche Verfahrensarten es gibt und ermöglicht so ein besseres Verständnis der Arbeit einer Vergabestelle.

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Der Impulsgeber Vergabe ist Teil des „Modellprojekts zur Verbesserung des Gründerökosystems für Sozialunternehmen in Brandenburg“. Hier entwickeln wir Lösungsansätze und Ideen, mit dem Ziel, die Gründungsinfrastruktur für Sozialunternehmer:innen im ländlichen Brandenburg zu verbessern. Auf diese Weise wollen wir einen Beitrag leisten, sozial-ökologische Herausforderungen in Brandenburg zu adressieren.

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