Zugegeben, eine Bewerbung auf öffentliche Aufträge erfordert gewisse Kapazitäten und einige Vorbereitung. Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und weitere Beteiligungsaktivitäten, je nach Verfahren und Vorgehen der ausschreibenden Stelle, brauchen ihre Zeit und wollen richtig gemacht werden. Doch es lohnt sich: Bei erfolgreicher Bewerbung kann eine für beide Seiten wertvolle Partnerschaft entstehen, die Sozialunternehmen langfristige Einnahmen, Planungssicherheit und die Vernetzung mit einer breiten Zielgruppe bietet. Diese Rahmenbedingungen können der Schlüssel zu einer Vergrößerung der Wirkung eures Sozialunternehmens sein!
Wie läuft ein klassisches Vergabeverfahren ab?
Welche Vergabeverfahren eignen sich besonders für mich als Sozialunternehmen?
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Direktauftrag
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Der Direktauftrag bezeichnet die Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen unterhalb einer Schwelle von 1000€ Auftragswert. Da dies zwar unter Wahrung des Wirtschaftlichkeitsgebots aber ohne Ausschreibung passieren kann, ist der Direktauftrag kein Vergabeverfahren im engeren Sinne. Er wird geregelt durch §14 UVgO.
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Öffentliche Ausschreibung
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Bei einer öffentlichen Ausschreibung werden unbegrenzt viele Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Aufforderung passiert über eine öffentliche Bekanntmachung der Vergabestelle, z.B. über eigene oder landesweite Vergabeportale. Dieses Verfahren gilt als das Regelverfahren.
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Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahme-Wettbewerb
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Eine Beschränkte Ausschreibung bedeutet, dass eine begrenzte Zahl von Bieter:innen Angebote für eine ausgeschriebene Leistung abgibt. Nach öffentlicher Bekanntmachung der Auftragsvergabe beantragen Unternehmen ihre Beteiligung. Im Anschluss wählt die Vergabestelle entsprechend vorheriger Festlegung mindestens 3 geeignete Bieter aus und fordert sie zur Angebotsabgabe auf.
Dieses Verfahren darf nur dann durchgeführt werden, wenn eine Leistung nur durch bestimmte Unternehmen erfüllt kann oder die Angebotsbearbeitung wegen der Eigenart der Leistung außergewöhnlich hohen Aufwand verursacht.
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Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahme-Wettbewerb
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Eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist für Sozialunternehmen häufig besonders interessant. Eine Vergabestelle fordert hierfür mehrere Unternehmen direkt auf, ein Angebot abzugeben. Hierfür muss ein Sozialunternehmen einer Kommune vorab bekannt sein, beispielsweise indem es sich in deren Bieterverzeichnis eintragen lässt, oder die Kommune im Rahmen einer Markterkundung auf das Unternehmen aufmerksam wird.
Dieses Verfahren darf nur dann durchgeführt werden, wenn eine öffentliche Ausschreibung kein zufriedenstellendes Ergebnis brachte, für den Auftraggeber einen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursachen würde oder aus Gründen wie Geheimhaltung oder Dringlichkeit.
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Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahme-Wettbewerb
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Bei einer Verhandlungsvergabe wendet sich eine öffentliche Auftragsvergabestelle an ausgewählte Unternehmen, um mit einem oder mehreren davon über das oder die Angebote zu verhandeln. Es werden direkt ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert, wobei sich die Aufforderung zur Wahrung eines Mindestmaßes an Wettbewerb an mindestens drei Unternehmen richten sollte.
Auch hier kann analog zur beschränkten Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb vorgegangen werden.
Die Wahl dieses Vergabeverfahrens ist nur für Ausnahmefälle zulässig und muss begründet werden.
